مدل سازی فرایندها در مهندسی مجدد

● چکیده

شیوه های نمایش و تحلیل فرایندها که روشهای مدل سازی فر ایندهای کسب و کار (BPM=Business Process Modeling) خوانده می شوند، از مهم ترین عوامل موثر در موفقیت یک پروژه مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار هستند. مدل سازی فرایندها فعالیتی است که توسط تحلیل گران فرایندها و به منظور استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرایندهای جدید در تمام متدولوژی ها و استراتژی های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل گران از ابزارهای مدل سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می کنند. در این مقاله به معرفی، و مقایسه روشهای معمول مدل سازی فرایندهای کسب و کار شامل IDEF0، IDEF1، IDEF1X، RAD، REAL، مدل سازی پویا، مدل سازی شی گرا، AI و MAIS، و همچنین نحوه نمایش، مراحل مدل سازی، مزایا و معایب هر یک پرداخته می شود.

● مقدمه

اصطلاح مهندسی مجدد (BPR) فرایندهای کسب و کار از سالهای دهه 1990 و مخصوصاً از زمانی که همر، چامپی و داونپورت کتابهایی را در زمینه روشن سازی موارد و مسایل مرتبط به مهندسی مجدد منتشر کردند، رایج شد. تغییر و تحولات و فشارهای رقابتی در این دهه جهت گیریهای جدیدی را پیش روی سازمانها قرار داد و مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار را به عنوان یک موضوع مهم و قابل توجه در محافل علمی و صنعتی مطرح کرد.

مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار عبارت است از یک تفکر پایه ای مجدد و اصلاح اساسی در طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار برای دستیابی به بهبودهای جهشی در آنها از جنبه هایی نظیر هزینه، زمان، کیفیت، سرعت و خدمات.

BPR به دنبال ایجاد بهبودهای اساسی در سازمان از طریق طراحی مجدد فرایندها و سیستم های استراتژیک و همچنین منابع و ساختارهای سازمانی پشتیبان آنهاست. BPR پس از پیدایش به عنوان یک تواناساز برای ایجاد تحول در سازمانها مطرح شد و بسیاری از سازمانها به منظور ایجاد بهبودهای جدی در کارکردهای خود از BPR استقبال کردند و شرکتهای متعددی تجارب موفق خود را در به کارگیری آن برای دستیابی به تغییرات بنیادی جهشی گزارش کردند. با این حال بازنگری در BPR با توجه به اینکه 70درصد پروژه های BPR با شکست مواجه می شدند ضروری به نظر می رسید. متدولوژی و روش مدل سازی فرآیندهای کسب و کار از مهمترین عوامل موثر در موفقیت یک پروژه BPR هستند.

پیش از ظهور BPR مدل سازی فرایندها در اصل شامل مدل سازی گرافیکی روشهای پردازش داده ها توسط کاربران توسط تکنیک هایی نظیر نمودار جریان داده و با هدف پشتیبانی از توسعه سیستم های اطلاعاتی در حوزه های کارکردی بود. برای مدل سازی فرایندهای کسب و کار، باید ابتدا به این مساله توجه کرد که چه نشانه گذاریهایی مناسب تر هستند و چه روشهایی را باید انتخاب کرد. اما نوعا مناسب ترین نشانه گذاری بستگی به عواملی چون هدف مدل سازی و افرادی که مدل سازی برای آنها انجام می شود دارد.

با نگاه کلی به متدولوژی های BPR همانطور که در جدول 1 مشاهده می شود یک وظیفه مشترک در تمام متدولوژی ها مشاهده می شود: مدل کردن فرایندهای کسب و کار فعلی و نمایش چگونگی عملکرد فرایندهای جدید. به صراحت می توان گفت که مدل سازی فرایندهای کسب و کار در طول عمر پروژه BPR نقشی اساسی را بازی می کند .

دو نقش اساسی BPM در BPR عبارتند از:

1) استخراج فرایندهای کنونی با نمایش ساختار یافته فعالیتها و اجزای آنها

2) نمایش فرایندهای جدید برای اندازه گیری میزان کارایی آنها

در کنار وظایف بالا یک متد BPM می تواند قابلیت تحلیل را نیز دارا باشد. برای این منظور با توجه به پیشرفتهای فناوری اطلاعات از شبیه سازی کامپیوتری استفاده می شود .

محققان مختلف متدهای BPM را از دیدگاههای مختلف بررسی کرده اند. در این مقاله به معرفی و مقایسه متدهای مختلف BPM می پردازیم. در ادامه مقاله ابتدا به مفهوم فرایند کسب و کار و اجزای آن و سپس به معرفی روشهای معمول مدل سازی فرایندهای کسب و کار شامل IDEF0 ، IDEF1، IDEF1X، RAD، REAL، مدل سازی پویا، مدل سازی شیء گرا، AI و MAIS.، مقایسه نحوه نمایش و مراحل مدل سازی هریک می پردازیم.

● مدل سازی فرایندهای کسب و کار

یک فرایند کسب و کار از پنج جزء اصلی تشکیل شده است :

1) یک فرایند کسب وکار مشتریان خود را دارد.

2) یک فرایند کسب وکار از تعدادی فعالیت تشکیل شده است. >

3) این فعالیتها با هدف خلق ارزش برای مشتری انجام می شود.

4) فعالیتها توسط مجریان فعالیت انجام می شوند که ممکن است انسان یا ماشین باشند.

5) در یک فرایند کسب و کار معمولا چندین واحد سازمانی درگیر هستند که مسیول کل فرایند هستند.

● روشهای مدل سازی، فرایندها را به 4 دسته تقسیم کرده است :

1) روش های فعالیت گرا:

در این شیوه یک فرایند کسب و کار به صورت ترتیب مشخصی از فعالیتها تعریف می شود. این روشها کارکرد خوبی برای پالایش مدل های کسب و کار دارند. با این حال این نگرش مکانیزه ممکن است در نمایش پیچیدگی واقعی کار ضعف داشته باشد و در نتیجه برای پیاده سازی فرایندهای جدید کسب و کار دچار مشکل شود.

2) روش های شی ء گرا:

این شیوه ها با مفاهیم شیءگرایی نظیر کپسول سازی، توارث و ویژه گری مرتبط هستند. اصول شیء گرایی برای مدل کردن فرایندهای کسب و کار قابل استفاده است اما در عمل کاربرانی مانند صاحبان فرایند یا اعضای گروه معمولاً کارشان را بر اساس فعالیت توصیف می کنند نه شیء.

3) روش های نقش گرا:

در این روشها یک فرایند کسب و کار به صورت ترکیبی از نقشهاست که به صورت مجموعه ای از افراد و مسیولیتهای آنها و تعاملات میان آنها تعریف می شود. یک فرایند کسب وکار در دنیای واقعی متشکل از نقشهای مختلفی است که کارهای محول شده را به صورت ترتیبی، موازی و یا انتخابی انجام می دهند. هر نقش به صورت واحد مدل سازی فعال و مستقل در نظر گرفته می شود و یک فرایند کسب و کار به صورت تعامل میان نقشها نمایش داده می شود. بنابراین در این روشها یک نقش ممکن است در مجموعه ای از فعالیتها درگیر باشد و فعالیتهای خاصی را انجام دهد. مجموعه ای از فعالیتها را می توان به یک نقش خاص نسبت داد. ضعف این روشها این است که برای نشان دادن ترتیب یک منطق پیچیده مناسب نیستند.

4) روشهای گفتار-عمل گرا: بر اساس تیوری زبان شناختی بنا شده اند. در این روشها فرایند ارتباطات به صورت یک حلقه 4 مرحله ای دیده می شود: پیشنهاد، توافق، اجرا و رضایت. با وجود آنکه هر کسب و کار می تواند به صورت ارتباط مشتری و ایفا کننده دیده شود، این دسته از روشهای مدل سازی چندان کمکی به تحلیل فرایندهای کنونی یا خلق فرایندهای جدید نمی کنند.

● روش های مدل سازی

در ادامه به معرفی و بیان شرح مختصری از هر یک پرداخته می شود.

IDEF0

روش IDEF0 از یک زبان گرافیگی کاملا جا افتاده که با عنوان روش تحلیل و طراحی ساخت یافته شناخته می شود، مشتق شده است. این روش که با عنوان روش مدل سازی کارکردها نیز شناخته می شود، برای مدل کردن تصمیمات، کنشها و فعالیتهای یک سازمان یا یک سیستم در یک قالب گرافیکی ساخت یافته به کار می رود. علاوه بر آن روش IDEF0 می تواند به عنوان یک ابزار تحلیلی برای شناسایی کار انجام شده و تشخیص آنچه که برای انجام آنها مورد نیاز است، استفاده شود. بنابراین ساخت مدل های IDEF0 معمولا به عنوان یکی از فعالیتهای اولیه در توسعه یک سیستم انجام می گیرد.

نمودار مدل سازی IDEF0 در شکل 1 نشان داده شده است. جزء اصلی مدل IDEF0 فعالیتها هستند. هر فعالیت با چهار جزء مشخص می شود: ورودی، کنترل، خروجی و مکانیسم که به اختصار ICOM خوانده می شوند.

در روند مدل سازی از رویکرد بالا به پایین برای تحلیل فرایندها در سطوح متفاوت استفاده می شود. همچنین این مدل بر روابط کارکردی تمرکز می کند تا نشان دهد که "چه" چیزهایی در یک فرایند بر اساس نمودار مدل سازی ICOM اجرا می شود.

روش IDEF0 دارای محدودیتها و معایبی از جنبه های گوناگون است. ساختار سلسله مراتبی مدل های فعالیت، شرط ها و یا توالی پردازشها را به روشنی مشخص نمی کند. درجریان تحلیل یک مدل IDEF0 ممکن است فعالیتهای تکراری، غیر ضروری و فعالیتهای گلوگاه برخورد کنیم.

مهمترین محدودیتهای IDEF0 شامل موار زیر است:

نمایش ایستای سیستم است که تنها روابط وظیفه مندی را نشان می دهد اما لزوما جنبه های پویای درون آن را نشان نمی دهد.

این روش نمی تواند برای مدل سازی های کمی و ارزیابی مدل با استفاده از روشهای ریاضی به کار رود.

تشخیص دادن چگونگی جریان اطلاعات میان نمودارها کار مشکلی است.

وضعیت آنی و توالی فعالیتها را به صورت واضح نشان نمی دهد. همچنین منبع اطلاعاتی داده های ورودی ، خروجی و داده های کنترلی مشخص نیست.

روش مدل سازی IDEF9000 بر پایه روش IDEF0 توسعه داده شده است و از نشانه گذاریها و مفاهیم گسترش یافته تری نسبت به IDEF0 به منظور نمایش و ایجاد ارتباط با استانداردهای کیفی ISO 9001 استفاده می کند.

با استفاده از نشانه گذاریها و مفاهیمی که در IDEF9000 استفاده می شود می توان فعالیتها و جریانهایی را که توسط استاندارد ISO 9001 کنترل می شود را در همه سطوح جزییات مدل یک فرایند مشخص کرد. به این ترتیب سازمانها می توانند در طراحی مجدد فرایندهای خود بخشهایی از فرایند کسب و کار را که در آن باید کنترلها و محدودیتهای ISO 9001 اعمال شود را تشخیص دهند.

IDEF1

IDEF1 که یک روش مدل سازی اطلاعاتی است، بر پایه سه روش

1) موجودیت- اتصال- کلید- مشخصه

2) موجودیت- ارتباط >

3) ارتباطی Codd

شکل گرفته است. هدف اصلی در روش IDEF1 جمع آوری اطلاعات موجود در مورد کلیه اشیای درون سازمان و مدیریت آنهاست. بنابراین دیدگاه IDEF1 از یک سیستم اطلاعاتی نه تنها اجزای خودکار برنامه های کامپیوتری، بلکه انسانها، قفسه ها، تلفن ها و .. نیز هست.

IDEF1 روشی برای ایجاد یک مدل اطلاعاتی است که ساختار اطلاعاتی مورد نیاز برای پشتیبانی از کارکردهای یک سیستم یا یک سازمان را ایجاد می کند.این روش برای مشخص کردن موارد زیر به کار می رود:

- جمع آوری، ذخیره و مدیریت اطلاعات توسط سازمان

- وجود قوانینی برای نظارت بر مدیریت اطلاعات

- وجود ارتباطات منطقی در اطلاعات

- مشکلاتی که بر اثر نبود صحیح اطلاعات ایجاد می شوند.

IDEF1X

IEEE IDF1X یک استاندارد معنایی مدل سازی است که چهار عنصر در مدل سازی قوانین آن درگیر هستند: موجودیت، پیغام, مشخصه و رابطه. نمودار IDEF1X سه سطح متفاوت از جزییات را تشریح می کند:

(1) سطح موجودیت-رابطه که موجودیتها و رابطه بین آنها را تعریف می کند.

(2) سطح مبتنی بر کلید که با استفاده از کلید موجودیتها در خصوص قوانین کسب و کار تصمیم گیری می کند.

(3) سطح توصیف کامل جزییات و مشخصه ها که در این سطح، هم ویژگیهای اصلی و هم ویژگیهای غیرکلیدی برای تصمیم گیری کسب و کار استفاده می شوند.

IDEF3

در IDEF3 شبکه ای از روابط بین فعالیتها در زمینه یک سناریو خاص شکل می گیرد. جزء اصلی IDEF3 واحدهای رفتاری هستند که با یک مستطیل نشان داده می شوند. خصوصیات و جزییات واحدهای رفتاری در قالب نام، شماره مرجع، اشیا، واقعیتها، محدودیتها و شرح آنها نشان داده می شود. واحدهای رفتاری را می توان به

/ 0 نظر / 68 بازدید