قوانین بازی (مدیریت فرایند)

روش های موثر در مسائل روز بازار کسب و کار (مدیریت فرایند)

چهار شاخص کلیدی عملکرد فرآیند تولید و شرح و بسط آنها

مقدمه

فرآیندهای اصلی سازمان شامل فعالیت ها و فرآیندهایی هستند که عملیات تولید یا ارائه خدمات را شامل می شوند. به جز این نوع فرآیندها، فرآیندهای دیگری نیز مانند فرآیندهای مدیریتی و مشتری مدار نیز تعریف شده اند.در صورتی که بتوانید مشخص کنید آیا مدیریت کردن این فرآیند توسط شما و سازمان تان، کارا بودن و اثربخش می باشد، آن هنگام است که می توان با اطمینان گفت که جهت بقای سازمان در شرایط بحرانی امروز، گام اول را درست برداشته اید و در مراحل بعدی نیز برای حرکت و فعالیت در جهت رشد و توسعه سازمان در سمت وسوی صحیحی قرار گرفته اید.

هدف

موضوع مورد بحث، پرداختن به فرآیند تولید به عنوان یک فرآیند اصلی و تعریف و ارائه شاخص هایی برای تحت کنترل گرفتن این فرآیند با هدف تعیین وضعیت و شرایط موجود، شناسایی مشکلات احتمالی و رفع آنها و در صورت امکان طرح ریزی و عملیاتی ساختن برنامه هایی برای بهبود این فرآیند می باشد و این همان کاری است که شاخص های کلیدی عملکرد برای شما انجام می دهند.

با تعریف شاخص های اندازه گیری عملکرد، مقدار و میزان اثربخشی و کارایی را می توان محاسبه نموده و با در اختیار داشتن داده های حقیقی از محاسبه این شاخص های کلیدی، امکان برنامه ریزی، اجرا و بازبینی و اقدام اصلاحی به وجود می آید.

تنها در این صورت است که برنامه های مدیریت عملکرد و بهبود، پشتیبان مناسبی به لحاظ اطلاعات موثق پیدا کرده و و نتیجه بخشی آنها افزایش می یابد.

در این مقاله چند شاخص ارائه می گردد، ضمن آنکه نحوه ی محاسبه آن ها را توضیح داده و با ذکر مثال هایی تا حد امکان موضوع را بازکرده و مفاهیم آن را جهت درک صحیح تا حدی که بتوانید آن ها را به صورتی مطلوب و مناسب به کار بگیرید و اجرا نمایید، تشریح می کنیم.

 گردآوری اطلاعات

گردآوری اطلاعات صحیح و دقیق اما به عهده ی شما می باشد. در سازمان هایی که گردآوری اطلاعات، محاسبه شاخص ها و ترسیم نمودارها و تهیه گزارش های گوناگون، بخشی از فعالیت های مدیریتی می باشد، محاسبه این شاخص ها با صرف زمان و انرژی کمتری صورت می گیرد و اما در صورتی که اینچنین نیست، تقریبا باید از صفر شروع کرده و مکانیزم هایی را برای تهیه اطلاعات صحیح، طراحی کرده تا بتوانید داده های مورد نیاز را به دست آورده و شاخص ها را محاسبه کنید.

 معیار پذیرش شاخص

گردآوری اطلاعات، محاسبه شاخص ها و ترسیم نمودارهای روند شاخص ها، خلاصه مراحل اولیه کار است، ضمن آنکه بایستی مبنایی را به عنوان معیار پذیرش، تعیین کنید.

معیار پذیرش، مقداری است برای شاخص که دستیابی به آن نشان دهنده تحقق حد معمولی از میزان دستیابی به اهداف عملکردی می باشد.

جهت تعیین معیار پذیرش به این صورت عمل کنید که حداقل برای سه دوره اندازه گیری، مقدار شاخص را محاسبه کنید. اینکه سه دوره یا کمتر یا بیشتر، مقدار شاخص را محاسبه کنید بستگی به نوع شاخص هم دارد. اما برای اینکه حدود و بازه تغییرات عادی شاخص را متوجه بشوید تقریبا سه دوره کفایت می کند.

پس از محاسبه مقادیر شاخص در سه دوره متوالی، میانگین این سه مقدار را محاسبه کرده و آن به عنوان معیار پذیرش قرار دهید.

به عنوان مثال، اندازه گیری راندمان تولید در ماه های اول، دوم و سوم این اعداد را به دست داده است.

۶۵ %,۵۵ %و  ۶۰ %

میانگین این سه مقدار مساوی ۶۰ % می باشد. همین مقدار ۶۰% را می توانید به عنوان معیار پذیرش شاخص راندمان تولید قرار دهید. یعنی مدیر تولید یا هر فردی که مسئول عملکرد در حوزه ی شاخصی که تعریف شده می باشد نسبت به رساندن مقدار شاخص به معیار پذیرش یا همان ۶۰% مسئول است و اگر به آن دست پیدا نکند باید علل عدم دستیابی به آن را توضیح داده و اقداماتی را برای رساندن شاخص به معیار پذیرش در دوره بعدی صورت دهد.

همچنین می توانید و من نیز توصیه می کنم که مقدار معیار پذیرش را قدری بالاتر در نظر بگیرید تا جهت رسیدن به معیار پذیرش، قدری چالش وجود داشته باشد تا رسیدن به معیار پذیرش به راحتی امکانپذیر نباشد.

در صورتی که مقدار به دست آمده شاخص با معیار پذیرش، انحراف داشت بایستی علت یا علت های عدم دستیابی به معیار پذیرش را مشخص نموده و دست به طراحی و اجرای اقدامات اصلاحی بزنید تا در دوره بعدی که شاخص را محاسبه می کنید، معیار پذیرش، محقق گردد.

 هدف شاخص

چالش بزرگتری می توانید ایجاد کنید و آن اقدام به تعیین هدف برای شاخص می باشد. در حالت عادی برای مالک فرآیند یا همان مدیر واحد، دستیابی به معیار پذیرش، نشان دهنده عملکرد مناسب می باشد. روی دیگر سکه یعنی همین عملکرد مناسب، برآوردن حداقل های تعیین شده است که مشخصا نباید کار خیلی سختی باشد. در حالی که با تعیین هدف که مطمئنا بایستی بیشتر و بالاتر از معیار پذیرش باشد، شما انگیزه های لازم برای ایجاد بهبود را به وجود می آورید و مدیر مرتبط و مسئول باید به جز انجام کارهای عادی و روتین در واحد خود، به فکر برنامه ریزی و تلاش بیشتر برای بهبود نیز باشد.به عنوان مثال اگر معیار پذیرش شما برای راندمان تولید۶۰% می باشد، می توانید مقدار ۶۵ یا ۷۰ درصد را به عنوان هدف قرار داده تا متولی فرآیند جهت رسیدن به آن برنامه یا پروژه ای را طرح ریزی نماید.

برای ایجاد انگیزه در مدیران می توان یکی از معیارهای ارزیابی آن ها را دستیابی به معیارهای پذیرش یا هدف های بهبود شاخص در نظر گرفت.

شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند تولید kpi

شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند تولید

به طور خلاصه اگر چند شاخص مهم را بخواهیم نام ببریم باید شاخص های راندمان، دوباره کاری، ضایعات و همچنین سرانه تولید را ذکر کنیم. شاخص های بسیار دیگری را هم می توان تعیین نمود اما به علت عمومی بودن این شاخص ها و کاربرد آنها برای بسیاری از صنایع تولیدی به ذکر و تشریح این چهار شاخص بسنده می کنم.

راندمان

این شاخص، یکی از مهم ترین شاخص های فرآیند تولید و حتی کل سازمان می باشد و به طور قطع و یقین می توان آن را یک شاخص کلیدی عملکرد Key Performance Indicator دانست.این شاخص، فرمول اندازه گیری پیچیده ای ندارد و حتی می توان گفت که ساده می باشد. مطابق تعریف عمومی راندمان و بازدهی هر سیستم دیگر، در اینجا نیز میزان خروجی یک فرآیند به ورودی آن را راندمان می گوییم.

در عمل اما محاسبه ی این شاخص، قدری زحمت دارد. افزایش پیچیدگی محاسبه این شاخص بیشتر در سازمان هایی اتفاق می افتد که چند نوع محصول مختلف را تولید می کنند.نحوه محاسبه راندمان تولید به این صورت است که میزان تولید انجام شده یک محصول را در یک دوره ی زمانی مثلا یک ماهه، بر توان تولید در همان دوره تقسیم می کنیم که عدد حاصل، راندمان تولید می باشد و با ضرب حاصل کسر در عدد۱۰۰ ، درصد راندمان به دست می آید.

مقدار تولید یا خروجی فرآیند، به راحتی از آمار تولید انجام شده بدست می آید. اما برای محاسبه ی شاخص، شما نیاز به دانستن توان تولید دارید.

توان تولید همان ورودی سیستم می باشد که مفهوم آن توانایی و برآیند ورودی های فرآیند می باشد که شامل نیروی انسانی، تجهیزات، مواد اولیه، دستگاه ها و . . می باشد. این توان تولید را ظرفیت بالقوه خط تولید می گوییم. توان تولید یا ظرفیت خط تولید با استفاده از روش های زمان سنجی و ظرفیت سنجی به دست می آید. ضمن آنکه بایستی از اطلاعات فنی مربوط به تجهیزات خط تولید که سازنده ی تجهیزات، آن را در مدارک درج کرده استفاده نمایید.

تصور کنید مقدار تولید انجام شده که می تواند بر حسب تعداد و وزن باشد از محصولی مانند موتورخودروی پراید به تعداد ۸۰۰۰ عدد باشد، توان تولید شرکت نیز ۱۰۰۰۰ عدد در ماه می باشد. راندمان تولید محصول موتور خودرو در این شرکت،  ۸۰% می باشد.

هر چقدر مقدار محاسبه شده راندمان به عدد ۱۰۰ نزدیکتر باشد طبیعتا بهتر خواهد بود و نشانگر آن است که شما از امکانات تولید در اختیار سازمان که شامل تکنولوژی تولید و فرآیندهای ساخت، ابزارآلات اندازه گیری، تجهیزات و دستگاه ها، نیروی انسانی، ابزار آلات تولیدی، مواد اولیه و . . . بهتر استفاده کرده اید و از هزینه ی انجام شده برای تأمین منابع، بهره بهتری گرفته اید.

در صورتی که مقدار راندمان محاسبه شده، پایین می باشد بایستی بررسی نمایید و مشخص کنید عواملی که باعث شده اند تا شما نتوانید از ظرفیت و توان بالقوه شرکت، استفاده مطلوب را ببرید چه مواردی می باشند؟

با استفاده از روش ها و تکنیک های حل مسئله، مشخص نمایید که علل راندمان پایین تولید در سازمان شما چیست. با تعیین علت ها نیز اقداماتی برای رفع مشکلات و حل مسائل طراحی خواهد شد. پس از اجرای اقدامات تعریف شده، با محاسبه ی راندمان تولید در دوره های بعد نسبت به سنجش اثربخشی اقدامات اصلاحی، اطمینان حاصل نمایید.

حالا کاملا بایستی درک کرده باشید که چگونه تعریف شاخص ها و اندازه گیری مقادیر آنها به بهبود عملکرد سازمان و موفقیت آن کمک می کند، چه آنکه اگر امکان اندازه گیری سطح عملکرد شرکت در فرآیندهای مختلف و منجمله فرآیند مهم تولید وجود نداشته باشد امکان شناسایی مشکلات و مسائل و همچنین کسب اطمینان از حل آنها و ایجاد بهبود نیز وجود نخواهد داشت.

دوباره کاری / بازکاری  Rework

یکی دیگر از شاخص های خوب و کلیدی عملکرد  فرآیند تولید، شاخص بازکاری می باشد.شاید به نظر بیاید که شاخص خیلی مهمی نیست. درست است که موارد اصلاح، تعمیر و بازکاری محصولات معیوب برای امکان استفاده و فروش آنها به اندازه ضایعات برای سازمان مشکل آفرین و هزینه بر نیست اما به هر حال بخشی از فعالیت های انجام شده برای تولید محصول سالم در بار نخست، تلف شده و محصولی معیوب ایجاد شده است. ضمن آنکه شما باید در ادامه نیز مقداری مواد، زمان کار دستگاه و همچنین وقت نیروی انسانی خود را به اصلاح و بازکاری محصولات معیوب اختصاص داده و حتی پس از آن با انجام بازرسی های مجدد کنترل کیفیت از اصلاح و قابل استفاده شدن محصول معیوب اطمینان حاصل نمایید. در برخی مواقع محصولات معیوب به مانند محصولات سالم در نیامده و مجبور خواهید شد که با درجه مرغوبیت پایین تر و با قیمتی نازل تر از محصولات سالم آن ها را بفروشید.برای محاسبه مقدار شاخص در ابتدا نیاز به این است که موارد بازکاری را در فرآیندهای ساخت و تولید مشخص کنید. این موارد شامل فعالیت های تعمیر، اصلاح و یا انجام دوباره ی فرآیند های ساخت و تولید روی محصولات معیوب می باشند. با انجام فعالیت های اصلاحی روی اینگونه محصولات، آنها به شرایط قابل قبولی به لحاظ کیفی رسیده و می توان ادامه فرآیندهای ساخت را روی آنها انجام داد یا اگر محصول نهایی می باشند، آنها را به فروش رساند.

در یک شرکت تولید مجموعه موتور خودرو ممکن است برخی موتورهای که تولید و مونتاژ شده اند، دچار نشتی روغن یا آب شده، فیلر زنی به صورت صحیح انجام نشده و یا اینکه تورک و گشتاور پیچ ها مطابق مقدار مطلوب نمی باشد. این ها مصداق های دوباره کاری می باشند.

پس از تعیین موارد دوباره کاری، تعداد و آمار قطعات و محصولاتی که روی آنها بازکاری انجام شده را ثبت کرده و گردآوری نمایید. میزان دوباره کاری کل محصولات را نیز از آمار تک تک محصولات بدست آورید. حاصل تقسیم مقدار کل موارد دوباره کاری بر میزان تولید انجام شده ضرب در عدد ۱۰۰، درصد دوباره کاری را به شما می دهد.

به عنوان مثال از تعداد ۸۰۰ موتور خودرویی که تولید شده، روی ۸۰ عدد دوباره کاری انجام شده است. پس درصد شاخص دوباره کاری برابر با ۱۰ درصد می باشد.

مقدار این شاخص برخلاف شاخص راندمان، هر چه کمتر باشد، بهتر خواهد بود و نشانه خوبی از اجرای صحیح فعالیت های تولیدی در بار اول می باشد. در جهت مقابل، بالا بودن این شاخص نشان دهنده ی حجم بیشتر انجام نادرست فعالیت های ساخت می باشد.

عوامل بالارفتن مقدار شاخص دوباره کاری می تواند شامل موارد زیر باشد

  • عدم مهارت اپراتورهای تولید
  • خراب بودن یا تنظیم دقیق نبودن دستگاه های خط تولید
  • کالیبره نبودن تجهیزات اندازه گیری
  • شیوه های نادرست تولید
  • مستهلک شدن ابزارآلات تولید مانند قالب ها و جیگ و فیکسچرها
  • عدم انجام صحیح فعالیت های بازرسی و آزمون
  • شرایط نامساعد محیط کار مانند نبود نور کافی
  • مواد اولیه ی نامرغوب و یا قطعات نیم ساخته بی کیفیت

و بسیاری عوامل دیگر که بسته به شرایط سازمان شما می تواند متفاوت و متنوع باشد.

دوباره کاری

علل دوباره کاری را شناسایی کنید

در صورت بالا بودن میزان دوباره کاری بایستی نسبت به تعیین عوامل وقوع این مسئله و طرح ریزی اقدامات اصلاحی برای کاهش مقدار شاخص اقدام نمایید. کاهش هر میزان از دوباره کاری به معنای افزایش همان میزان در راندمان تولید می باشد. یعنی شما به جای انجام دوباره مراحل تولیدی برای تعدادی محصول خاص، همان وقت، منابع و امکانات را صرف اجرای فعالیت های تولیدی برای همان میزان محصولات سالم دیگر و البته بیشتر می کنید.

 ضایعات

مقدار ضایعات یک شرکت فقط نشان دهنده میزان محصولات معیوب آن سازمان نیست بلکه شاخصی است بسیار مناسب که نشان دهنده میزان انسجام فعالیت های مدیریتی در سطوح مدیریت ارشد، مدیران میانی، بدنه کارشناسی و لایه های عملیاتی سازمان می باشد. این شاخص به طور شفاف و بی پرده به شما می گوید که تا چه حد در طراحی و اجرای فرآیندهای مدیریتی، پشتیبانی و تولید، موفق عمل کرده اید.

محاسبه ی شاخص به این صورت است که مقدار ضایعات را بر میزان تولید تقسیم کرده و حاصل را در عدد ۱۰۰، ضرب می کنیم. ضایعات را طبیعتا محصولاتی می دانیم که عیوب و عدم انطباق آنها در حدی است که قابل اصلاح، تعمیر و بازکاری نمی باشند. ضمن آنکه محصولات با درجه ی کیفی پایین تر را که مصارف دیگر دارد و با قیمتی کمتر از قیمت محصولات سالم به فروش می رسد را نیز می توانیم جزء آمار ضایعات محسوب می نماییم.

فعالیت های تحلیل و تعیین علل به وجود آمدن ضایعات، مشابه علت های به وجود آمدن موارد دوباره کاری می باشد. با این تفاوت که اثر آن عوامل شدیدتر بوده به طوری که محصول با ویژگی هایی تولید شده که امکان استفاده و فروش آنها از بین رفته است.

آسیب های ناشی از ایجاد ضایعات در شرکت های تولیدی با فرآیندهای ساخت گوناگون، کاملا متفاوت می باشد. در یک شرکت ریخته گری، ضایعات تولید شده دوباره با صرف هزینه هایی نسبتا کمتر دوباره قابل استفاده برای تولید محصول سالم می باشد. اما در شرکتی دیگر مانند تولید قطعات لاستیک اگر محصولی نامنطبق و معیوب گردد، استفاده مجدد از آن شاید امکانپذیر نباشد.

مشابه شاخص ضایعات از شاخصی دیگر به نام PPM نیز می توانیم استفاده کنیم. بدین صورت که تعداد محصولات معیوب و دارای عدم انطباق را تقسیم بر تعداد تولید شده کرده و حاصل را در عدد یک میلیون ضرب می کنیم. بدین صورت عددی به دست می آید که آن را PPM می گوییم. یعنی تعداد قطعه ضایعات شده در هر میلیون قطعه part per million .

این شاخص، شاخصی استاندارد است که غیر از پایش نمودار روند آن در داخل سازمان، قابلیت مقایسه با شرکت های دیگر را نیز در اختیار شما خواهید گذاشت و می توانید عدد PPM کیفی خود را با شرکت های سطح بالا به لحاظ کیفیت و یا با میانگین صنعت خود مقایسه نمایید.

 نفرساعت سرانه تولید

یک شاخص خوب و جالب دیگر برای پایش فرآیند تولید، شاخص سرانه تولید می باشد. این شاخص میزان بهره وری جزئی یکی از عوامل تولید یعنی نیروی انسانی را اندازه گیری کرده و در اختیار ما قرار می دهد.

با محاسبه ی این شاخص می توانید دریابید که تا چه حد در به کارگیری کارآمد نیروی انسانی جهت تولید با کمیت بالا، موفق بوده اید.

نحوه ی محاسبه شاخص به این صورت می باشد که میزان تولید انجام شده و تعداد محصولاتی که تولید شده اند بر نفرساعت کاری کلیه پرسنل تولیدی تقسیم می گردد.

به عنوان مثال اگر تعداد تولید یک محصول در ماه یکصدهزار قطعه باشد و مجموع نفر ساعت پرسنل تولید در همان ماه بیست هزار نفر ساعت باشد حاصل فرمول عدد ۵ می باشد. به این معنا که هر نفر ساعت کار پرسنل و اپراتورهای واحد تولید سازمان، منجر به تولید ۵ عدد قطعه می شود به بیانی دیگر یعنی یک نفر اپراتور در یک ساعت، ۵ عدد محصول نهایی و آماده فروش، به وجود می آورد.

توجه داشته باشید که منظور از نفرساعت کاری کل پرسنل، ساعات اضافه کاری نیز می باشد. برای تعیین نفرساعت کل، زمان های مرخصی، تأخیر و غیبت نیز باید کسر گردد. همینطور ساعت توقف خط تولید و بیکاری پرسنل نیز از مجموع ساعت کاری باید کم شود یعنی ساعت های کاری خالص تک تک پرسنل تولید بایستی با هم جمع شود.

همانطور که مطمئنا دریافته اید هر چقدر عدد حاصل یعنی سرانه تولید، بزرگتر باشد بهتر خواهد بود. این شاخص به طور خاص نشان دهنده ی سطح عملکرد پرسنل تولید در ساعاتی که بدون مشکل امکان تولید را دارند می باشد.

بهبود انگیزه ی پرسنل، طراحی و اجرای سیستم های مناسب و اثربخش تشویق پرسنل، می تواند این شاخص را بهبود دهد. یک راه مناسب، آکورددهی به اپراتورهای تولید در ازای تولید بیشتر می باشد. بدین صورت که اگر اپراتور یا گروهی از اپراتورها از حد مشخصی در یک دوره ی زمانی، بیشتر تولید کنند، متناسب با مقدار اضافه تولید، پاداش و آکورد دریافت نمایند. بدیهی است که قطعات تولید شده بایستی سالم بوده و معیوب و نامنطبق نباشند.

توجه داشته باشید که محاسبه و تحلیل این شاخص در سازمان های مختلف و حتی در یک سازمان با محصولات گوناگون، شرایط خاص خود را دارد. در بعضی مواقع کاهش یا افزایش این شاخص به علت نیروبری کمتر یا بیشتر یک محصول خاص است. سرعت و حجم تولید محصولات متفاوت نیز ممکن است باعث کاهش یا افزایش این شاخص شوند در حالی که عملکرد نیروی انسانی واحد تولید ثابت مانده است. پس به هنگام تحلیل نزولی یا صعودی بودن نمودار به این مسئه توجه خاص و دقت کافی داشته باشید.

حسین عبدی

  
نویسنده : محمد دولت آبادی ; ساعت ٢:٠۸ ‎ق.ظ روز سه‌شنبه ۱٢ شهریور ۱۳٩٢