قوانین بازی (مدیریت فرایند)

روش های موثر در مسائل روز بازار کسب و کار (مدیریت فرایند)

اندازه گیری و سنجش، گام اول بهبود – طراحی شاخص های عملکرد

مقدمه

مطمئنا شما نیز شنیده اید که موفقیت ایستگاه پایانی ندارد و همچون یک سفر است. از واژه های همنشین و نزدیک به موفقیت می توان به بهبود اشاره کرد. بدون ایجاد بهبود در ابعاد گوناگون یک کسب و کار و  قسمت های مختلف یک سازمان، امکان اینکه حتی به اطراف موفقیت هم برسید را باید از سر بیرون کنید.

شاید نیازی نباشد که ثابت کنیم که یک بخش بزرگ از فعالیت های هر مدیری باید در مورد بهبود باشد، به جز تدبیر امور روزمره باید در مورد بهبود اندیشید، برنامه ریزی کرد، اجرا نمود و فعالیت های اجرا شده را بازبینی و اصلاح کرد.

داده ها و اطلاعات، ابتدا باید بدانیم کجا هستیم؟

در ایستگاه اول از سفر بهبود و برای تعیین مسیر و طراحی نقشه راه، نیاز به داده ها و اطلاعات واقعی و موثق داریم. اولین گام بایستی برآورد وضعیت فعلی به لحاظ تعیین سطح بهره گیری از منابعی که در دسترس داریم و در حال استفاده از آن ها هستیم باشد.

باید بسنجیم که در حال حاضر در به کارگیری مواد اولیه، نیروی انسانی، انرژی، اقلام و کالاهای مورد نیاز و بقیه منابعی که برای تولید محصول و یا ارائه خدمات نیاز به صرف منابع مالی ریالی دارد، به چه صورت و چه طور عمل می کنیم؟

به عنوان مثال در مورد مواد اولیه، می توان پرسش های زیر را مطرح نمود.

  • آیا از مواد اولیه که در شرایط فعلی، بعضا به سختی تهیه می شود ودر برخی موارد بایستی پیش از دریافت، بهای آن را بپردازیم، استفاده مناسبی در تولید محصول می کنیم؟
  • آیا در انبارش و جابجایی مواد اولیه، پرت و دور ریز داریم؟
  • آیا با کنار آمدن با قابلیت پایین فرآیندهای تولید و ساخت، مواد اولیه را تبدیل به ضایعات می کنیم و نسبت به آن توجهی نداریم؟
  • آیا توجه داریم که غیر از هزینه صرف شده برای مواد اولیه که تبدیل به ضایعات می شود، نیروی انسانی، انرژی، استهلاک تجهیزات و . . . را نیز هدر داده ایم؟

در مورد بقیه منابع و امکاناتی که در فرآیندهای تولید و یا ارائه خدمات، صرف می شود نیز بایستی پرسش های مشابه ای را مطرح نماییم.

دقت داشته باشید که مطرح کردن پرسش درست، اهمیت زیادی دارد. در صورتی که مسئله به درستی تعریف شود در حقیقت، بخشی از مسئله حل گردیده است. این مهارت بسیار مهم و قابل توجهی است که هر مدیر قابل و لایقی باید آن را داشته باشد.

شاخص یعنی قطب نما

برای اندازه گیری سطح عملکرد سازمان در به کارگیری مناسب و موثر منابع تولید محصول و خدمات و پیدا کردن پاسخ صحیح و قابل فهم جهت پرسش های فوق، نیاز به طراحی و انتخاب شاخص هایی داریم که با محاسبه و اندازه گیری آن ها به اعداد و ارقام معنی داری برسیم. مقادیر این شاخص ها ما را در تشخیص موقعیت فعلی و حتی راستا و جهت حرکت و فعالیت نیز یاری می کند.

پس از شناسایی فرصت های بهبود و برای بهبود وضعیت در این زمینه ها، اهداف کمی برای شاخص ها، تعیین کرده و جهت دستیابی به آن اهداف، برنامه ها و پروژه هایی را تعریف نموده و آن ها را وارد فاز عملیاتی و اجرایی خواهیم کرد. سپس بایستی اجرای اقدامات پروژه های طرح ریزی شده را با متدهای کنترل پروژه، تحت نظر گرفته و در صورت انحراف آن ها را اصلاح نمود.

پایش فرآیندها در سیستم های مدیریت کیفیت

اگر سازمان شما دارای گواهی نامه سیستم مدیریت کیفیت مانند ایزو ۹۰۰۱ و یا ISO TS 16949، می باشد و یا سیستم های مدیریتی دیگری را پیاده سازی نموده اید، فعالیت های سازمان در جهت نیل به اهداف تجارت و کسب و کار در قالب فرآیندهایی تدوین گردیده و برای هر فرآیند، شاخص هایی تعیین شده که در دوره های منظم این شاخص ها پایش می شوند.

در صورتی که این شاخص ها را در اختیار دارید از آنها نیز می توانید در جهت تعیین فرصت های بهبود استفاده نمایید. سعی کنید از بین این شاخص ها، آنهایی که مهم تر بوده و سطح عملکرد سازمان را در حوزه عملیات خود مشخص می کند را استفاده نمایید.

اندازه گیری عملکرد در سازمان های خدماتی و شرکت های تولیدی

در شرکت های صنعتی و تولیدی که محصول فیزیکی و ملموسی تولید می گردد مانند تولید قطعات خودرو، مواد غذایی، لوازم خانگی، کاشی و سرامیک و . . . تعریف شاخص ها و اندازه گیری و محاسبه آن ها به نسبت ساده تر می باشد.

در فرآیندهای تولیدی ما با اندازه ها و مقادیری مانند تعداد، وزن، زمان و  . . . سرو کار داریم که سنجش آن ها با اعداد و مقادیر امکانپذیر می باشد.

اما در سازمان هایی که خدمات ارائه می کنند مانند بانک ها، شرکت های بیمه، شرکت های بازرگانی، مشاوره و . . . تعریف شاخص و تعیین فرمول و معادله محاسبه مقدار شاخص، قدری مشکل بوده و در بعضی موارد پیچیده می باشد. در این موقعیت ها باید راهی جهت کمی و مقداری نمودن مفاهیم عملکرد پیدا کنیم.

صحه گذاری موفقیت در اجرای برنامه های بهبود

تعیین شاخص های اندازه گیری عملکرد به جز اینکه به شما در درک جایگاه فعلی و همچنین تعیین مسیر بهبود کمک می کند به شما نیز نشان خواهد داد که

آیا در سفر خود موفق بوده اید؟

آیا برنامه هایی را که برای بهبود طراحی کرده و آنها را اجرا کرده اید، منجر به دستیابی به نتایج واقعی و موفقیت آمیز گردیده است یا خیر؟

این بسیار مهم است که بدانید چه کرده اید؟ اگر به اهداف بهبود دست پیدا کرده اید که باید در همان مسیر و حساب شده تر گام بردارید و اگر به نتایج درخوری نایل نشده اید و یا اقداماتی را که اجرا نموده اید قرین موفقیت نشده است باید بدانید که در کجا درست عمل نکرده اید؟ کجای محاسبات تان نادرست بوده است؟

با دریافتن این مسئله که اشکال و علت عدم موفقیت چه عواملی بوده، دوباره و با برطرف کردن دلایل، این بار پای خود را هوشمندانه در جای صحیح بگذارید و با چشمانی باز گام های بعدی را محکم تر بردارید.

  
نویسنده : محمد دولت آبادی ; ساعت ٢:٠٤ ‎ق.ظ روز سه‌شنبه ۱٢ شهریور ۱۳٩٢