قوانین بازی (مدیریت فرایند)

روش های موثر در مسائل روز بازار کسب و کار (مدیریت فرایند)

شاخص عملکردی و مدیریت عملکرد

مقدمه

فرآیند های سازمان شامل فعالیت های عمده و کلان کسب و کار هستند. در صورتی که بدانید که چگونه مدیریت کردن این فرآیندها باعث کارا بودن و اثربخش بودن آنها می شود، آن زمان است  که می توان با اطمینان گفت که جهت بقای سازمان در شرایط بحرانی امروز قدری امیدواری وجود دارد.

موضوع مورد بحث ما پرداختن به شاخص های فرآیندها و ارائه شاخص هایی برای تحت کنترل گرفتن فرآیند با هدف تعیین وضعیت و شرایط موجود، شناسایی مشکلات احتمالی و رفع آنها و در صورت امکان، طرح ریزی و عملیاتی ساختن برنامه هایی برای بهبود فرآیند می باشد.

با تعریف شاخص های اندازه گیری عملکرد، مقدار و میزان اثربخشی و کارایی را می توان محاسبه نموده و با در اختیار داشتن داده های حقیقی از محاسبه این شاخص های کلیدی، امکان برنامه ریزی، اجرا، بازبینی و اقدام اصلاحی به وجود می آید. تنها در این صورت است که برنامه های مدیریت عملکرد و بهبود، پشتیبان مناسبی به لحاظ اطلاعات موثق پیدا کرده و و نتیجه بخشی آنها افزایش می یابد.

 چرا شاخص کلیدی عملکرد را به کار می بریم؟

  • شاخص کلیدی عملکرد به ما کمک می کند که بدانیم آیا ما در ماموریت مان موفق هستیم؟
  • اگر موفق هستیم، چقدر موفقیت به دست آورده ایم؟
  • آنها یک ابزار مدیریتی مهم برای پیگیری پیشرفت اهداف استراتژیک هستند.
  • کارکردن با شاخص های کلیدی عملکرد، تفکر سیستمی را تشویق می کند.
  • در اکثر سیستم ها ۸۵ درصد مشکلات می تواند معمولا مربوط به سیستم باشد و ۱۵ درصد ناشی از مسائل انفرادی. به همین دلیل تشخیص سطح عملکرد سیستم از طریق اندازه گیری شاخص ها می تواند منبع مناسبی برای شناسایی علل مشکلات باشد.
  • شاخص های کلیدی عملکرد، رفتارها را به طرف دستیابی به چشم انداز، اهداف و اهداف کلان هدایت و اولویت بندی می کنند.
  • شاخص کلیدی عملکرد می تواند جزء اساسی برنامه ریزی کلی و پایش سیستم باشد.

چند نکته در مورد شاخص های کلیدی عملکرد

  • شاخص های کلیدی عملکرد را مورد بحث و بازنگری قرار دهید و ببیند که آیا آن ها واقعا کلیدی هستند؟ آیا اهمیت آنها را بیش از حد واقعی تخمین نزده اید.
  • با مطالعه شاخص های کلیدی عملکرد در شرکت های مشابه خود و آنهایی که موفق تر هستند از بهترین ها الگوبرداری کنید.
  • با آنها چند مورد کاری را انجام دهید. شاخص های کلیدی عملکرد باید به تغییر رهنمون شوند
  • سعی کنید که آن ها را تا حد امکان ساده نگهدارید، اما نه خیلی ساده که معنا و مفهوم خود را از دست بدهند.

گردآوری اطلاعات

گردآوری اطلاعات صحیح و دقیق اما به عهده ی شما می باشد. در سازمان هایی که گردآوری اطلاعات، محاسبه شاخص ها و ترسیم نمودارها و تهیه گزارش های گوناگون، بخشی از فعالیت های مدیریتی می باشد، محاسبه این شاخص ها با صرف زمان و انرژی کمتری صورت می گیرد. اما در صورتی که اینچنین نیست، تقریبا باید از صفر شروع کرده و مکانیزم هایی را برای تهیه اطلاعات صحیح طراحی کرده تا بتوانید شاخص ها را محاسبه کنید.

معیار پذیرش

گردآوری اطلاعات، محاسبه شاخص ها و ترسیم نمودارهای روند آن خلاصه مراحل اولیه کار است، ضمن آنکه بایستی مبنایی را به عنوان معیار پذیرش تعیین کنید. معیار پذیرش، مقداری است برای شاخص که دستیابی به آن نشان دهنده تحقق حد معمولی از دستیابی به اهداف عملکردی می باشد.

جهت تعیین معیار پذیرش به این صورت عمل کنید که حداقل سه دوره ی مقدار شاخص را، محاسبه کنید، میانگین این سه مقدار را محاسبه کرده و آن را به عنوان معیار پذیرش قرار دهید. به عنوان مثال اندازه گیری یکی از شاخص ها در ماه های اول، دوم و سوم این اعداد را به دست داده است . ۸۵ % ، ۹۰ % و ۹۵ % .

میانگین این سه مقدار مساوی ۹۰ % می باشد. همچنین می توانید با در نظر گرفتن برخی شرایط مقداری بالاتر را در نظر بگیرید تا جهت رسیدن به معیار پذیرش، قدری چالش وجود داشته باشد تا رسیدن به معیار پذیرش به راحتی قابل دستیابی نباشد. در صورتی که مقدار بدست آمده شاخص از معیار پذیرش، انحراف داشت، بایستی علت یا علت های عدم دستیابی به معیار پذیرش را مشخص نموده و دست به طراحی و اجرای اقدامات اصلاحی بزنید تا در دوره بعدی که شاخص را محاسبه می کنید، معیار پذیرش به دست آید.

 هدف

چالش بزرگتری می توانید ایجاد کنید و آن اقدام به تعیین هدف برای شاخص می باشد. درحالت عادی برای مالک فرآیند، دستیابی به معیار پذیرش نشان دهنده عملکرد مناسب می باشد. روی دیگر سکه یعنی عملکرد مناسب، برآوردن حداقل های تعیین شده است. در حالی که با تعیین هدف که مطمئنا بایستی بیشتر و بالاتر از معیار پذیرش باشد، شما انگیزه های لازم برای ایجاد بهبود را به وجود می آورید.

 به عنوان مثال اگر معیار پذیرش شما ۹۰% می باشد، می توانید مقدار ۹۳ % یا ۹۵%  را به عنوان هدف قرار داده و جهت رسیدن به آن برنامه ریزی کنید.

شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند

به جهت اینکه تصویر دقیق و صحیحی از وضعیت فعلی خود بدست آورید باید شاخص های اندازه گیری مناسبی طراحی و تعریف کنید. با اندازه گیری مقادیر این شاخص ها می توانید نسبت به شرایط کنونی هدفگذاری کرده و برای تحقق اهداف پیش بینی شده، برنامه های منسجمی را طراحی کنید. با تداوم اندازه گیری و محاسبه مقادیر شاخص ها در دوره های بعدی کاملا درمی یابید که در مسیری که حرکت می کنید چقدر موفق بوده و چه مقدار به هدف های خود رسیده اید.

حسین عبدی 

  
نویسنده : محمد دولت آبادی ; ساعت ٢:٠٠ ‎ق.ظ روز سه‌شنبه ۱٢ شهریور ۱۳٩٢