قوانین بازی (مدیریت فرایند)

روش های موثر در مسائل روز بازار کسب و کار (مدیریت فرایند)

همه چیز در باره مدیریت‌ فرآیند کسب‌ و کار یا(BPM)

در چند دهه اخیر همواره تاکید بر بحث فرایندها و تفکر فرایندگرایی سازمانها بوده است و بحث فرایندها و مدیریت فرایندها بحث جدیدی نیست اما صنعت فنآوری اطلاعات و ارتباطات تا قبل از ظهور فنآوری جدید مدیریت فرایند کسب و کار (که از این پس آن را BPM می خوانیم) از ارائه بستر و راه حلی جامع و شایسته برای تحلیل، تعریف، اجرا، کنترل، بهسازی و ... فرایندهای سازمانی ناتوان بوده است. با ظهور BPM تحقق عملی بسیاری از دیدگاههای آکادمیک مطرح شده در طی این سالها امکان پذیر شد و فناوری اطلاعات و ارتباطات در اینجا نیز نقش استراتژیک (بعنوان یک توانمندساز) و نقش ابزاری خود(ابزارهای مدیریت فرایند کار) را در تحقق این فنآوری(BPM) به شایستگی نشان داد.

  

اکثر تغییراتی که در حوزه فنآوری بوجود آمده اند، باعث ترقی و رشد (تدریجی) در شیوه انجام کارها شده اند. اما این اواخر هرزگاهی با ظهور یک فنآوری جدید روبرو بوده ایم که باعث تغییراتی اساسی و بنیادی در حوزه کسب و کار شده است. مانند اینترنت (یا بطور خاص تر فنآوری وب و پست الکترونیک)که یکی از اینگونه فنآوریها بوده اند. ما بر این باوریم که BPM هم یکی دیگر از این نوع فنآوریهاست.

 پیشرانه های فنآوری BPM تکنیکی نیستند، بلکه اقتصادی و مربوط به حوزه کسب و کار می باشند. امروزه دو گرایش غالب و مطرح حوزه اقتصاد، بحث جهانی سازی و کاهش قیمت هاست. اطلاعات مربوطه به نوع کالاها و قیمت آنها در هر نقطه و به راحتی در دسترس است. موانع تجاری بین ملتها و سرزمینهای مختلف در حال فرو ریختن هستند و کسب و کارهای محلی در حال محو شدن. لذا رویکرد جهان اقتصاد تمرکز بر افزایش بهره وری و جستجو جهت یافتن شرکای تجاری است.

 استراتژی "همبستگی" راه حلی مناسب و کارآمد جهت دستیابی به مهارتها و سرمایه مورد نیاز جهت رقابت در بازارهای جدید و جهانی امروز است. برای موفقیت در پیاده سازی این استراتژی، یک بنگاه تجاری باید خود را آماده پذیرش همکاران و تعامل با شرکای تجاری خود نماید. فاکتورهای همچون موارد ذیل در این بحث مطرح می شوند : محصولات، مارکها و قیمت محصولات ، بازارهای در دسترس ، توان مالی ، کارکنان مناسب ، دستاوردها و ... . اما سؤالی که امروزه پیوسته اهمیت بیشتری می یابد این سؤال است که : آیا شیوه انجام کارها توسط شما (سازمان شما) سازگار و قابل هضم برای همکاران فعلی و یا همکاران آینده شما هست یا خیر؟

در جواب به این سوال باید گفت که : شما باید فرآیندهای موجود خود را به کسانی که قصد همکاری با آنها دارید نشان بدهید. جهت تحقق این امر نیاز به یک زبان توصیف کننده و مدون جهانی برای بیان یک فرآیند (Process) می باشد، روشی که توضیح بدهد چگونه فرآیندها نمایش داده می شوند بطوریکه مانند زبانهای برنامه نویسی دقیق و بدون ابهام باشد. بدون استفاده از چنین زبانی در واقع ما باید برای هر همکار و شریک شرکت خود یک راهکار و ساز و کار جدید ایجاد کنیم! این مساله درست مانند این است که هر شرکتی تنها به زبان خودش صحبت کند و همکاری با هر شرکت جدید به معنای لزوم ترجمه و یادگیری یک زبان جدید جهت گفتگو با آن شرکت است. چگونه شرکت شما و من می توانند با یکدیگر همکاری موفقی داشته باشند در حالیکه شما و من نمی توانم با زنجیره تولید و عرضه یکدیگر ارتباط برقرار کنیم؟ در جهانی که سازمانهای مجازی و شرکای تجاری اقتصاد را در دست دارند ما با مسائلی چند بعدی روبرو هستیم در حالیکه جوابهایی که در دست داریم جواب سؤالهای یک بعدی است.

از آنجا که دو فرآیند جهانی سازی و کاهش قیمت (و افزایش کیفیت) رو به گسترش است و رویکرد قدیمی خودت همه کارها را انجام بده (go – it – alone) در حال نابودی است ، داشتن یک زبان جهانی و توصیف کننده فرآیندها در حکم ضرورتی برای موفقیت خواهد بود. 

عموماً شرکتها عادت دارند تا بصورت دستی فعالیتهای خود را تعدیل کنند . و آن بدلیل ناکارابودن و خطاها در فرایندهای عملیاتی است که در نهایت بهبود فرآیندها دشوارخواهد شد. سازمانها بطور فزاینده ای بر ارتقای بکارگیری راه حلهای مدیریت فرایند تجاری ( BPM ) به منظور بهبود تاثبرگذاری و کارایی وظایف در هسته فرایندهای تجاریشان تمرکز دارند.

ارزیابی از BPM در حدود 10 الی 15 سال قبل سازمانها شروع به یکسان سازی سیستمها خصوصاً در بخش صنایع ، و طبقه بندی کردن بوسیله یکپارچه سازی و تاسیس فرایندها از طریق مسیریابی و تبادل داده ها ، ردیابی وقایع ، خودکارسازی فرایندها و وفق دادن آنها نمودند. از طریق برنامه ریزی منابع شرکت ( ERP ) ، مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM ) ، مدیریت زنجیره ای منابع ( SCM ) ، شرکتهای کوچک در این زمان توانستند بطور چشمگیری رشد کنند. آنها سیستمهای مبادله ای خود را با نرم افزارهای ERP از طریق خودکار سازی ارتقاء دادند در حالی که شامل اطلاعاتی ازنرم فزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM بود.

5 سال بعد راه حلهای یکپارچه سازی فرآیندهای تجاری ( BPI )، مدل فرآیند تجاری نامی ، معامله پایاپای (B2B) ، و الگوهای فرآیندهای عمودی صنعتی در راس این یکپارچه سازی و تاسیس فرایندهای سیستم (EAI)ساخته شدند. امروزه تقاضاهای بازار راه حلهای BPM شامل هردو EAI و BPIبعلاوه عملیاتی ازگردش کار، پایش فعالیتهای تجاری ، خدمات شبکه ای ، rule engines و portal capability میباشد. BPM چیست ؟ مدیریت فرآیند تجاری (BPM) در دنیای اکادمیک دهه های 50 و 60 به عنوان اجرای بهبود در رویکرد مدیریت کیفیت شناسایی شد. در دهه 80 مولفان، Hammer and Champy مدیران تجاری را به مدیریت فرایندها ، فرایند مهندسی مجدد و مدیریت گردش کار معطوف داشتند. امروزه BPM زمینه سازی پیشرفت مستمر است . بسیاری از شرکتها به تجربه یاد گرفته اند که BPM یک سرمایه گذاری قوی در رویارویی سریع با نیازهای تغییرات درنوعی از دنیای پویای امروزه است. لفظ BPM بدلیل بعضی از اشتباهات از قبل میباشد. آن میتواند با مدل فرایند تجاری که زیرمجموعه ای از مدیریت فرایند تجاری استنتاج شده است اشتباه گرفته شود . و تشخیص میان آنها مهم است . مدل فرایند تجاری بتنهایی برای نمایش ترسیمی از گردش کار بکار میرود که میتواند شامل اطلاعات و هم شامل مستندات واقعی ان در یک فرایند تجاری باشد . مدیریت تجاری فرایند یک تعریفی از تمامی فرایندها ، EAI ، مدل تجاری فرایند ، گردش کار، و حتی توانایی های تبادل B2B نیز باشد.

بنابراین BPM نباید با مدیریت اجرایی تجاری که متعلق به دنیای هوشمندی تجاری(BI) و ذخیره سازی دیتا است به اشتباه گرفته شود. تفاوت میان خودکارسازی عملیاتها ( عمودی ) و فرایندها ( افقی ) سازمانها بطور منظم درخواستهای CRM, SCM, ERP را بکارمیبرند. از یک نتیجه بدست آمده ، کلید عملیات تجاری از قبیل مدیریت داراییهای موجود ، مدیریت انبار، ویا مدیریت چرخه حیات محصول ، در سطح بالایی یکپارچه شده است. تمامی این درخواستها بر یک عملیات ویژه و یا محدوده ای در درون شرکت تمرکز دارند و یا بطور عمودی مدیریت میشوند.

چنانچه میدانیم ، امروزه شرکتها در جستجوی

1- دستیابی به یکپارچه سازی افقی به منظور مهیا سازی درطول فرایندهای تجاری عملیاتی و

2- دستیابی درست به فرایندهای خودکار به منظور ارتقاء کارانمودن تبادلات فرایندهای شرکت میباشند.

تفاوت اجزا و تشکیلات در BPM چیست؟

BPM شامل انتظامات مختلفی است که به منظور استفاده در طول سطوح و نواحی مختلف درون سازمان واقع میشود. بعضی از این انتظامات شامل : مدل فرایند تجاری . فرایند ( عموماً در فرمتهای ترسیم شده ) تعریف میشود. از آنجا که شفافیت فرایندهای مدلسازی شده برای تمامی انتظامات بعدی BPM مورد نیاز است ، مدلسازی فرایند اغلب بعنوان شروع هدف از BPM تداعی میشود. تعریف با استفاده از مدل ساز فرایند ( نباید با ویراستارهایی از قبیل Visio و یا PowerPoint اشتباه گرفته شود ) . نتیجه مدل متشکل از اهدافی است که قادر است تا با موتورهای BPM مرتبط گردد . آن ترکیبی از دیاگرامهای متفاوت ( برای نمایش ابعاد سازمان ) است، و مدل در ظرف ساخت یافته ذخیره سازی میشود.

مستندسازی فرایند تجاری.

مسئول فرایند – ارتفای مستند سازی دیاگرامهای فرایند را توسط فراهم آوری درطول ترسیمات ، و این که برای گام بعدی و نسخ آن چه باید انجام داد را تکمیل میکند. همچنین به آن مستند سازی وسیع توسط فراهم آوری چگونگی انجام وظایف تجاری به طراحی مدل نیز اصافه میگردد. ایتمهایی از قبیل ساختار کاری، روندهای عملیاتی استاندارد ، الگوهای پیشرفته ، ترکیبات آموزشی و غیره به دیاگرامها برای ارتقای خلق یک فرایند مستند سازی اضافه میگردند.

تاییدیه فرایند تجاری. توانمندی فرایند به توافق توام با استانداردهای مستندسازی صنعتی از قبیل ISO ویا از طریق یک مدخل فرایند درونی مراقبت میگردد. آن تثبیت میکند که فرایندها در یک رویه متناسب قبل ازگسترش درونیشان تصویب و یا تایید شده اند. همکاری فرایند تجاری. گسترش فرایند ( اشاعه شبکه درونی یا بیرونی ) ازیک طرف و فراهم آوری کاربران با توانایی بکارگیری چگونگی و شناسایی فرایند به منظور ارتقاء بهره وری از راه کاربر و همکاری وظایف از طرف دیگرکاملاً ملموس میباشد. انتظامات BPM همکاری وسیع دانش مدیریت را (KM) نه تنها در ساخت مستندات و اماده سازی در دسترس فراینداهای مورد تایید برای همه کارمندان و شرکا راهنمایی میکند بلکه همچنین عملیات همکاری کارمندان را که آنها را در مدیریت پروژه ها ، وظایف ، یا تبادلات در یک رویکردی از کار تیمی است فراهم میسازد.

اجابت فرایند تجاری. تاسیس آماده سازی فرایندها برای اجابت با تنظیمات درونی و بیرونی از قبیل (Sarbanes-Oxley [SOX]). اجابت فرایندهای تایید شده برای دستیابی به مقرر نمودن تاییدیه ، ممیزی و یا هردو آن بکار میرود. بهینه سازی فرایند تجاری. مسئولیت برای بهبود فرایند مستمر (CPI) شامل ابزارهایی برای تعیین اجرای فرایند واقعی برخلاف قوائد باطنی یا نمونه های صنعتی است. توانایی تحلیل کمی یکپارچه ، به منظور شناسایی تنگناها و تخمین فرصتهای حفظ هزینه و زمان حاصل کار مورد استفاده واقع میگردد.

این اغلب شامل شبیه سازی ماشینی برای اجرای تحلیلهای چه میشود – اگر برای تعیین رویه های فرایند دریک ورش از قبل پیش بینی شده. فرآیند تجاری خودکار. مسئولیت یکپارچگی میان کاربران فرایندها و تقاضاهای مرتبط دروصایف فرایندی سیستم خودکار حاصل میاید . هدایت از طریق ماشیی مدیریت خودکار ، اطلاعات فرایندی BPM میتواند برای مسیریابی واجرای تبادلات خودکار مورد استفاده قرارگیرد که شامل وظیفه اجرایی راه اندازی شده توسط وقایع قبلی ، استنتاج وظایف برنامه ریزی و آگاه سازی کاربر، پایش زمان واقعی از وظایف اجرایی و دیگر موارد اجرایی از قبل تعیین شده باشد .

چرا باید از BPM بهره برد ؟

سازمانها به منظور ارتقاء کارایی مرکز عملیاتی فعالیتهای خود از سیستمهای BPM استفاده میکنند . BPM خصوصاً تبادلات میان سیستمها ، فرایندهای تجاری ، و تبادلات انسانی را تعدیل میکند. نتایج مورد انتظار شامل صرفه جویی اقتصادی . توسط خودکار سازی مسیر فرایندها و وظایف کارمندان ، دوری جستن از فعالیتهای بی ارزش ، اضافه نمودن فعالیتهایی از قبیل مسیریابی تصمیمات ، انتقال داده ها یا فرمها و غیره و فراهم آوری امکاناتی برای کاربران فراخور لیست وظایف . صرفه جویی در وقت توسط تغیرر فرایندهای تجاری در هر تکنولوژ، صلاحدیدها ویا احتیاجات رقابتی . با یکپارچگی تنگاتنگ تعرف فرایندها و تقاضاهای تضمین شده ، تغییر در تعاریف میتواند بطور مجازی و باسرعت بالا مراوده و گسترش یابد .

ارزش افزوده ، ازطریق بازنمودن محدوده ای از عملیاتها که میتواند دریک BPM درست مورد نظر شرکت بکارگیری شود . ارزشها میتوانند در چندین محدوده متفاوت ازتحلیلهای کمی فرایندها و بهینه سازی ، تاییدیه کیفی ، ازقبیل ISO و خلق و انتشار رویه های مورد نیاز، افزوده گردند . محدوده دیگجر تقبل مدیریت است که بر همه سازمان اعمال میگردد. با بکارگیری BPM شرکتها قادرند تا فرایندهای تجاری عملیاتیی که در بسیاری از سیستمها مورد استفاده واقع شده و افراد و شرکا در آن طبقه بندی شده اند را هماهنگ کنند و بکاربرند. منفعت سیستمهای BPM واقعیت مشتریان است .

مشتریان بسرعت قادرند تا محصولات و اطاعات مورد نظر را دریافت کنند و نتیجه آن ارتقاء سطح رضایت مشتریان است . و معنای آن سود بیشتر شرکت است . در ارتباط با احتیاجات سازمانها ، طبقات مختلفی از ارائه دهندگان BPM برای هر حالتی میتواند موجود باشد. اگرتمرکز قویی بر حمایت قوانین تجاری پیچیده برای فعالیتهای مرکز گرای انسانی ، شاید بهترین راه حل ، ارائه BPM محض باشد . در جایی که تمرکز بر تقاضاهای منظفی یکپارچه موجود است ، تقاضای ارائه دهند BPM میتواند بهترین راه حل را ارائه دهد . در زیر میتوانید طبقه بندی متفاوت کلاسهای ارائه دهنگان را مشاهد نمایید . انواع ارائه دهنگان مزیت راه حلهای بالقوه یکپارچگی تقاضا یکپارچگی فرایندهای تجاری با یک گستردگی از سیستمهای تقاضای ناهمگن پلتفرمهای تقاضا یکپارچگی فرایندهای تجاری و تلاش در جهت پیشرفت تقاضای سنتی تقاضاهای تاسیس شرکت یکپارچگی فرایندهای تجاری با محیطی که تمرکز بر تکنولوژی ارائه دهنده تاسیس شرکت داشته باشد ارائه دهندگان رضایتمندی محض فرایندهای تجاری که هردو مردم و سیستمها ، احتیاجات قوانین تجاری پیچیده و یا تکنولوژیهای یکپارچه چندگانه را پوشش میدهد .

مدیریت رضایت مندی تاسیس شرکت مدیریت فرایندهای تجاری متمرکز برمستندات که محتویات غیرساختاری را بازنگری و تصویب میکند . نقش عرضه کنندگان به بازار تعداد چندی از ارائه دهنگان خدمات BPM در بازار موجود میباشند . در میان ارائه دهنگان شرکتهای Chordiant, SAP, و Oracle موجودند. پلتفرم ارائه دهنگان شامل IBM و BEA و ماکروسافت است درحالی که See Beyond, Tibco, و Vitriaتمرکز بر بخشهای یکپارچه از تقاضا را دارند. درمیان ارائه دهنگان رضایتمندی محض ازBPM ، FileNet, Lombardi و DynaFlow Modeling & Workflow Solution موجود میباشند. TEC اخیراً با DynaFlow در باره BPM صحبت نموده. این شرکت در سال 1997 با شعباتی در امریکای شمالی و اروپا تاسیس گشته است . DynaFlow’s flagship BPM solution, EZ-Process پوشش دهندگان اصلی BPM میباشند و آن برای یکپارچگی وسازگاری با SSA Baan IV و ERP در سال 2000 ، EZ-Process درتقاضاهای SSA Baan ERP , CRM و درخواستهای B2B از قبیل Fujitsu, Siemens, MD Robotics, and Solar Turbines/Caterpillar بکارگیری شده است. هنگامی که برای BPM درخواستی میگردد ، Pierre Beaulieu, President of DynaFlow از DynaFlow اضهار دارد که آن به یک عنصر کلیدی برای فراهم آوری سازمانها با همان زیرکی و توانایی و سازگاریی که آنها در موفقیت اوایل قرن بیستم بازار جهانی نیاز داشته اند ، تبدیل شده است.

BPMقصد دارد تا کمپانیها استانداردهای تنظیمی را برای خود تعیین کنند و بیشتر از آن چون BPM دوست دارد تا بودجه را کاهش دهد بطوری که آن مرکزیت بر روشهای بکارگیری ورودی سرمایه ای از قبیل شناسایی و چگونگی فرایند تولید و تعدیل کارمندان دارد بنابراین مدیران سیستم باید وسعت استفاده از آن را درک کنند. به منظور چالشهای تجارت BPM ، هشت مدل DynaFlow و همراهان EZ-Process توافق بر الزامات کلیدی BPM نموده اند . زیرساخت شبکه وب آنها قادر است تا گسترش وسیعی از مشارکت که برای دانش مدیریت از BPM مبهم است را یکسان کند. راه حل آن قابل سنجش و قابل عرضه برای بدنه کاریی است که برای درخواستها و سیستمهای مخنتلفی در فرایندهای وظیفه ای یکپارچه شده است.

همچنین فرایند خودکار ( گردش کار ) منودرخواستهای سنتی را با لیست کاربری On Line که پیگیری پویای تبادلات میان فعالیتها را فراهم میاورد ، جایگزین میسازد. بعضی از مدلهای همراهان EZ-Process ، EZ-Modeler میباشند . یک فرایند مدلسازی مدل ، پایه ای بر Petri-nets دارد . EZ-Book ، یک سیستم دانش مدیریتی وسیع ، EZ-Publisher ، که شامل سیمایی از همکاری و سردر فرایند بوده و EZ-Workflowکه فرایند خودکار و یکپارچه میباشد. روند تجارت در آینده چه خواهد شد ؟ تجارت متناسب با آینده ای که در پیش رو داریم ، درحال تغییر است . نتنها فروشندگان نمایش محض بر افزایش سهام فروششان کار میکنند ، فروشنگان پلتفرم و ارائه دهنگان تاسیس شرکتها بیشتر تمایل دارند تا در آینده سهمیه خوبی از BPM را ارائه دهند . Pie سهامی برابر با همه ارائه دهنگان در این بخش نخواهد داشت وامکان رشد سریع ارائه دهنگان و فراهم کنندگان کوچکتر میتواند سناریوی درستی باشد. بطوری که فروشنگان کوچکتر فروششان را در این بخش گسترش میدهند ، آنها میتوانند مشارکت بیشتری با ارائه دهنگان بزرگتر داشته باشند .

آنها قادر خواهند بود تا راه حلهای خود را توانمند سازند خصوصاً در ناحیه ای از رویارویی با نیازهای تجاری از سازمانها و احتیاجات عمودی صنعتی شان برای تکمیل در این روند روبه پیشرفت در فروش . بنابراین زمانی که یک سازمانی در ارائه دهنگان راه حل BPM جستجو میکند ، آنها باید احتیاجاتشان را به خوبی تعریف کرده باشند و خصوصاً زمانی که آنها برای وظایف ویژه سازمانی خود جستجو میکنند ، فروشندگان خرد پیشنهاد میگردند. نتیجه : بنظر میرسد که فروش به سطح تکاملی خود رسیده باشد بطوری که فروشندگان درحال حاضر نگهداری وظایف را که سبب جلوگیری از هموار سازی و گردش وسیعی ازنقطه سربه سر تاسیس فرایندهای تجاری میشود را منسوخ قلمداد میکنند.

فروشندگان هردو تبادلات و سیستمهای اطلاعات و مدیریت اسناد را به یکدیگر متصل میکنند بطوری که در سازمانها سعی برآن است تا فرایندهای تجاری ناتمامشان را هماهنگ کرده و از اتلاف زمان و هزینه جلوگیری نموده و ارزش افزوده را به آن میافزایند. بطوری که در این مقاله بحث گردید ، در عملیات متفاوتی در طعم و بوی فروش در جریان است . درواقع آن یک برتری جویی است که سازمانها به دقت احتیاجات وظیفه ای و الزامات اینده خود را ارزیابی کرده و این را بر خلاف راه حلهای موجود مقایسه میکنند. هرچند چالش مشتریان در طول رشد سرمایه محصولات تقاضا شده افزایش میابد و باید مطمئن بود که آنها یک تصمیم درستی از این که چه نوع فروشنده ای از BPM نیازشان را به بهترین نحو ممکن ایجاد خواهد کرد .

نویسنده:مجتبی مومن

منبع :developercenter.ir

  
نویسنده : محمد دولت آبادی ; ساعت ۱٠:۱٤ ‎ق.ظ روز پنجشنبه ۸ اردیبهشت ۱۳٩٠