قوانین بازی (مدیریت فرایند)

روش های موثر در مسائل روز بازار کسب و کار (مدیریت فرایند)

شناسایی فرایند

فرآیندهای کسب وکار مجموعه ای از فعالیت ها است که یک یا چند نوع ورودی را گرفته و تبدیل به خروجی می نماید.

فرآیندهای کسب و کار شامل فرآیندهای اصلی  و پشتیبانی و مدیریتی است

فرآیند عبارت است از یک سری فعالیت‌های مرتبط به هم که برای رسیدن به هدف خاص انجام می‌شوند. فرآیند را می‌توان یک زنجیره ارزش دانست که هر مرحله ارزشی به مرحله قبل می‌افزاید. براساس تعریف فوق فرآیندها در مرزهای وظیفه‌ای محدود نمی‌شوند و عموما" از واحدهای مختلف عبور می‌کنند.

ویژگی فرایندهای اصلی

  • فرایند اصلی یک واحد سازمانی نیست
  • فرایند اصلی یک روش اجرایی نیست
  • فرایند اصلی یک کارگاه یا یک واحد تولیدی نیست
  • فرایند اصلی یک فعالیت نیست

در واقع فرایند اصلی بر اساس آرمان، استرات‍ژی ها و ماموریتهای یک سازمان طراحی و مشخص می گردد و سازمان برای تامین آرمان باید ماموریتها و به تبع آن فرایندها را به اجرا درآورد.

 

معیارهای شناسایی فرایندهای اصلی

نقش مهمی در ارزش افزوده یا مزیت رقابتی در محصولات و یا خدمات شرکت دارد.

در راستای نیل به اهداف سازمان بوده یا به طور مستقیم برآنها تاثیرگذار است.

بنا به موقعیت زمانی و مکانی شرکت از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است

بر اساس نظر مدیریت شرکت مهم و تعیین کننده تشخیص داده می شود

بی توجهی، اشکال و نقصان آن ماموریت شرکت را به خطر می اندازد

نتوان آن را به منابع برون سازمانی واگذار کرد

رقبای شرکت از چنین فرایندهایی برخوردار بوده و عامل رقابت پذیری آنها به خاطر همین فرایند می باشد

بر کارایی، اثربخشی و بهره وری شرکت تاثیر مستقیم داشته باشند.

در راستای رضایت مشتری است.

خروجی این فرآیندها یک محصول قابل لمس و یا یک خدمت غیر قابل لمس است

در راستای خلق ارزش برای مشتری صورت می گیرد

این فرآیندها، فرآیندهای فیزیکی و ضرورتا خطی می باشند زیرا مراحل آن را می توان از قبل تعریف و تعیین کرد و از آغاز تا پایان به شیوه ای کاملا مستقیم پیشرفت می کند

 معمولا تعداد آنها بین 5 تا 10 فرآیند است

 با مزیت های رقابتی اصلی در ارتباط است

ویژگی فرایندهای پشتیبانی

پشتیبانی و حمایت از فرآیندهای اصلی.

تامین سایر نیازهای چرخه ی کسب و کار مانند پرداخت حقوق کارکنان، گزارش به هیات مدیره.

این فعالیت ها به صورت غیر خطی است به عبارتی دیگر شامل مراحلی است که می توان آن ها را به صورت موازی، جدای از یکدیگر و یا به صورت چندگانه انجام داد.

در خصوص تعداد این فرآیندها محدودیتی وجود ندارد اما باید به این نکته توجه داشت که تهیه فهرست طولانی از آنها نگرش فرآیندی را به وظایف سازمانی سوق می دهد.

 

نکته‌ها:

  • برای شناسایی و تعیین فرآیندهای اصلی از سطوح بالایی سازمان استفاده می شود.
  • در تعیین فرآیندهای اصلی اصل ایجاد ارزش برای مشتریان خارجی باید در نظر گرفته شود.
  • برای شناسایی و تعیین فرآیندهای پشتیبانی از سطوح میانی سازمان استفاده می شود.
  • در تعیین حد و مرز فرآیندها باید حساسیت زیادی به خرج داده شود. اکثر فرآیندها با فعالیت های مالی و حسابداری خاتمه می یابند.
  • استفاده از فهرست فرآیندهای سازمان های مشابه و یا فهرست های استاندارد موجود در این خصوص مفید است ولی استفاده زود هنگام از آنها به هیچ وجه توصیه نمی شود.
  • هنگام شناسایی فرایندهای اصلی باید بدون درگیرشدن در مرزبندی واحدی یا قسمتی یا نمودار سازمانی،اقدام به شناسایی فرایندهای اصلی که در سازمان انجام می شود،نماییم.

+