قوانین بازی (مدیریت فرایند)

روش های موثر در مسائل روز بازار کسب و کار (مدیریت فرایند)

چرخه حیات فرایند

چرخه حیات فرایندهای تجاری

 

مدیریت فرایند تجاری طی یک چرخه اتفاق می افتد.

این چرخه شامل فازهایی است که به هم مرتبط می‌باشند:

 

طراحی و آنالیز

 

فاز طراحی و آنالیز نقطه شروع این چرخه می‌باشد. در این مرحله سازمان، فرایندهای تجاری و محیط فنی و تکنیکی بررسی می‌شوند و بر مبنای این بررسی فرایندها شناسایی، بازبینی، اعتبارسنجی می‌شوند و در نهایت با مدلسازی ارائه می‌شوند.

فرایندهایی که با مدلها و نشان گذاری های گرافیکی ارائه می‌شوند باعث تسهیل در فهم فرایندها می‌شوند بنابراین ذینفعان مختلف می‌توانند به صورت موثر در تعریف و بهبود فرایندها شرکت کنند. تکنیکهای مدل‌سازی، اعتبارسنجی، شبیه سازی و تایید فرایند در این فاز انجام می‌شوند.

 

پیکربندی

 

پس از مدل‌سازی و تایید فرایندها، این فرایندها باید پیاده‌سازی شوند. روش های مختلفی برای انجام این کار موجود می‌باشد. آنها می‌توانند با یک مجموعه از سیاستها و رویه‌هایی که توسط افراد سازمان پذیرفته شده است انجام شوند.

در این حالت ممکن است که اجرای فرایندها بدون هیچ سیستم نرم افزاری باشد.

در این مرحله سیستم نرم افزاری برای اجرای فرایندها پیاده سازی می‌شود. مدلسازی فرایندها در پیاده سازی این سیستم ها کمک می‌کند. این سیستم باید مطابق با محیط سازمان و فرایندهای تایید شده ان باشد. این پیکربندی شامل تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه کردن سیستم های نرم افزاری موجود با سیستم مدیریت فرایند تجاری می‌باشد. اغلب در سازمانها فرایندها با سیستم های موجود پشتیبانی می‌شوند در این فاز پیکربندی باید بتوان سیستم های موجود را به سیستم مدیریت فرایند تجاری ضمیمه کرد. سیستم مدیریت اطلاعات فرایندهای تجاری جنبه تراکنشی دارد.

 

اجرایی کردن

 

بعد از پیکربندی سیستم فرایندها به صورت قانونی در می ایند.

این فاز فرایندهای واقعی و در حال اجرا را شامل می‌شود. فرایندها برای رسیدن به اهداف کسب و کار راه اندازی شده اند. این فرایندها رویدادهای تعریف شده را دنبال می‌کنند. سیستم مدیریت فرایند تجاری به طور موثر اجرای فرایندهای تجاری را کنترل می‌کند. مولفه نظارت در سیستم مدیریت فرایند تجاری وضعیت فرایندها را مشخص می‌کند. نظارت فرایندها یک مکانیزم مهم در صحت اطلاعات فرایندها می‌باشد. اطلاعات مربوط به جزییات فرایندها در سیستم مدیریت فرایند تجاری قابل دسترس می‌باشد. اطلاعات نظارتی بر مبنای وضعیت فرایندها می‌باشد. در این فاز داده‌های اجرایی با ارزش به صورت Log File جمع اوری می‌شوند.

 

ارزیابی

 

در این فاز از اطلاعات موجود برای ارزیابی و بهبود مدلهای فرایندی استفاده می‌شود. این ارزیابی با تکنیک های مانند کاوش فرایند و نظارت بر فعالیتهای تجاری انجام می‌شود. این تکنیک ها به شرح زیر می‌باشند:

1-کاوش فرایند

کاوش فرآیند مجموعه‌ای از روشها و ابزارهای مرتبط با نظارت بر فرآیند می‌باشد. هدف از کاوش فرآیند، تحلیل ثبت وقایع (Event Logs) استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی می‌باشد. این کاوش را از سه منظر می‌توان بررسی کرد:

 منظر فرایندی: در این منظر کنترل گردش کار و علت انجام فرایندها بررسی می‌شود.

منظر سازمانی: در این منظر ساختار سازمانی و افراد درگیر در فرایند مورد نظر می‌باشند.

 منظر داده ای: در این منظر داده‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند.

 

2-نظارت بر فعالیت تجاری

نظارت بر فعالیت تجاری، نظارت اتوماتیک بر فعالیت فرایند کسب و کار است و به صورت ماژولی در سیستم مدیریت فرایند تجاری پیاده‌سازی می‌شود.

به منظور استفاده از BAM باید شاخص‌های کلیدی کارآیی شناسایی شوند و سیستمی به منظور نظارت و پاسخگویی به تغییرات به صورت بی‌درنگ ساخته شود.

 

مزایای مدیریت فرایندهای تجاری

مدیریت فرایند تجاری علاوه بر خودکارسازی گردش کار قابلیتهای دیگری را فراهم کرده است این قابلیتها به سازمانها این امکان را می دهند که بتوانند فرایندهای بیشتری را کنترل کنند.

 برخی از مزایای استفاده از BPM به شرح زیر می‌باشد:

مستندسازی و تعریف فرایندها:

استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می نماید.

خودکار سازی اجرای فرایندها:

با BPM تمام قوانین و منطق های تجاری سازمان اتوماتیک خواهند شد.

شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها:

همچنین BPM معیارهایی را فراهم می کند برای اندازه گیری هزینه فرایندها و زمان اجرا که در این صورت بهینه سازی بر اساس نتایج واقعی خواهد بود.

حذف فعالیتهای غیر ضروری:

در BPM به کمک مدلسازی فرایندها، سازمانها می توانند فرصتی برای حذف کارهای غیر ضروری داشته باشند.

کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا:

BPM با ابزارهای نظارتی امکان نظارت وضعیت فرایندها را ممکن می سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن انها برای کارایی بیشتر می‌شود همچنین قابلیت اندازه گیری انها باعث می‌شود که دید مدیریتی بهتری داشته باشیم.

همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری:

BPM امکان همکاری مشتریان و شرکا را ازخارج از سازمان فراهم می کند. و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند. بسیار کاربردی خواهد بود.

کاهش منابع مورد نیاز:

فرایندهای کسب و کار به افراد و منابع بسیاری نیاز دارند تا اجرا شوند. BPM می‌تواند تعداد منابع مورد نیاز برای یک فرایند را کاهش می‌دهد

افزایش هماهنگی:BPM

هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد.

افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها:BPM با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی انها سرعت کسب و کار را بهبود می دهد.

افزایش رضایتمندی مشتری:

با کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی انها باعث می شود که مشتریان سریعتر و اسانتر به نیازمندی های خودشان برسند.

چابکی سازمان: BPM

این امکان را برای سازمانها فراهم می کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال کنند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می نماید.

منابع

1. Van der Aalst, W.M.P and Reijers,H.A and Weijters A.J.M.M and Van Dongen, B.F. and Alves de Medeiros, A.K and Song,M and Verbeek,H.M.W (2007) " Business process mining: An industrial application ", Information Systems,vol. 32,pp. 713–732

 

2. Van der Aalst, W.M.P. (2007) " Exploring the CSCW spectrum using process mining ", Advanced Engineering Informatics,vol.21,pp.191-199

 

3. Weske, M. (2007) "Business Process Management Concept, Language, Architecture", Germany, Springer

  
نویسنده : محمد دولت آبادی ; ساعت ٢:٢٢ ‎ب.ظ روز شنبه ٢۱ فروردین ۱۳۸٩

فرآیند چیست؟

فرآیند چیست؟

فرآیند مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط بوده که محصول خاصی را بوجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون دادهای (Input) خاصی نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند.

فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند؛ تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند.

برای پاسخگویی به نیازها و خواسته های مشتری ها باید فرآیندهای موجود کارایی و اثر بخشی لازم را داشته باشند.

یک فرآیند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثر بخشی برخوردارخواهد بود که بصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد.

فرآیند، معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد.

 به عنوان مثال در مدرسه، تمام داده ها مانند دانش آموز، آموزگار، بودجه و تجهیزات به خاطر عمل آموزش به کار می‌رود. فرآیند همان تغییراتی است که در دانش آموزان انجام می شود و به موجب آن، آن چه را که قبلاً نمی‌دانستند یاد می گیرند.

در یک تعریف معادل می‌توان گفت:

 فرآیند، یک‌سری منطقی از تراکنش‌های مرتبط با یکدیگر که ورودی را به نتایج و خروجی‌ها تبدیل می‌کند. گاهی فرآیند را جعبه تبدیل transformation یا جعبه سیاه ( black box) می نامند، زیرا در این مرحله یا در داخل این قسمت، عملیاتی انجام می شود که ممکن است قسمت یا حتی همه آن برای انسان یا بیننده، ناشناخته باشد.

پس در کل:

 فرایند به مجموعه فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای اطلاق می‌شود که برای ایجاد یک یا چند تغییر تعریف شده طراحی و پیاده شده است. در ضمن هر فرایند با یک فعالیت مشخص آغاز و با یک فعالیت مشخص نیز پایان می‌یابد. تشخیص این فعالیت‌ها از اهمیت ویژه‌ای برای شناسایی فرایند برخوردار است.

 تفاوت میان «وظیفه» و «فرآیند»

تفاوت میان وظیفه و فرآیند، همانند تفاوت میان جزء و کل است.

وظیفه واحدی از کار است؛ فعــالیتی که معمولاً یک نفر انجام می دهد.

 در برابر، فرایند، گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است که با همدیگر، نتیجه ای باارزش از دید مشتری را به بار می آورند.

برای مثال:

انجام یک سفارش یک فرایند است؛ فعالیتهایی که کالا را به دست مشتری می رسانند. این فرایند از وظیفه های گوناگونی درست می شود. دریافت درخواست از مشتری، واردکردن آن به رایانه، بررسی اعتبار مشتری، بررسی موجودی کالا و یا تولید، گزینش و بسته بندی سفارش، برنامه ریزی حمل و روش ارسال کالا (زمینی، دریایی، هوایی) و در پایان بارگیری و ارسال کالا به سوی مشتری.

 

هیچ کدام از این وظیفه ها به تنهایی ارزشی برای مشتری نمی آفرینند. حمل بدون بارگیری و یا بسته بندی بدون انتخاب کالاها از انبار، شدنی نیست. بررسی اعتبار مشتری به خودی خود یک تجزیه و تحلیل مالی است. تنها هنگامی که این فعالیتهای مستقل و جداگانه با همدیگر جمع شوند، ارزشی به وجود می آید.

بنابراین، فرایند را می توان یک زنجیره ارزش دانست که هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به مرحله قبل می افزاید. بنابراین، فرایند های کسب و کار عبارتند از فعالیتهای اساسی در ســازمان که محدود به مرزهای وظیفه ای نیستند و منابع انسانی، مهارتهای مدیریتی و فناوری را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژی ایجاد ارزش برای ذی‌نفعان و بخصوص مشتریان به هم مرتبط می کنند.

فرایندهای کسب و کار با فرایندهای کاری فرق دارند. فرایندهای کاری فعالیتهایی هستند که کاملاً در کنترل یک بخش خاص هستند و در واقع در مرزهای وظیفه‌ای محدود شده اند.

 

تفاوت روش های سنتی و فرآیندی در سازمان در جدول زیر خلاصه شده است:

 

معیارها  (سنتی-فرآیند محور)

سازمان (وظیفه گرا-مشتری گرا)

رابطه (عمودی-افقی)

تمرکز(مسئولیت-ارزش)

واحد کار(شغل-نقش)

سطح کار(ثابت-تغییر پذیر)

ساختار(ثابت و عمودی-متغیر و تیمی)

روش کار(پیچیده-ساده)

تقسیم کار(ساده-گسترده)

نوع کار(انفرادی-تیمی)

هدف(رفع مسئولیت-قبول مسئولیت)

طبقات ساختار(زیاد-کم)

مالکیت فرآیند(ندارد-دارد)

تعریف روش(متغیر-مستند)

منابع مشتریان(غیر مشخص و ثانوی-اصلی و مشخص)

موارد مورد توجه در مورد فرآیند

به طور کلی می‌توان گفت که در مورد هر فرآیند نکات زیر صادق است:

· دارای نام یا شناسه منحصر به فرد است.

·‌‌ دارای یک هدف است.

·‌‌ مجموعه‌ گام‌ها (عملیات) مشخص و تعریف شده هستند.

·‌‌ توالی عملیات های آن دقیقا مشخص است.

· نقطه شروع و پایان گام‌های فرآیند مشخص باشد.

·‌‌ انجام‌دهند‌گان (مسئولین) هر یک از گام‌های فرآیند مشخص می باشند.

· داده‌های ورودی و خروجی مشخص است.

· شرایط آغازین و پایانی باید مشخص باشد.

اجزای فرآیند

هر فرآیند دارای 9 جزء است :

1-نقطه آغاز

2- نقطه پایان

3-درونداد

4-برونداد

5-روش

6-نیروی انسانی شاغل در فرآیند

7- مواد

8- ابزار

9- فضای فیزیکی (محیط کاری که فرآیند در آن اجرا می گردد. همانند اطاق معاینه کلاس آموزش و ...)

در عین حال هر فرآیند تحت تاثیر عوامل محیطی خارج سازمانی است. این تاثیر می تواند تقویت کننده ویا تضعیف کننده روند اجرای فرآیند باشد.

در فرآیند تعامل اجزای یاد شده (در قالب فعالیت ها) به دنبال تبدیل درونداد به برونداد است . آن چیزی که خطوط کلی این تعامل را مشخص می سازد روش اجرای فعالیت هاست .

هدف از اجرای هر فرآیند تحقق نتیجه (برونداد) مطلوب و مورد نظر است .

اهمیت و مزایای نگرش فرآیندی در  سازمان

به دورنما و مأموریت سازمان معنا می بخشد.

به ایجاد دیدگاه مشترگ بین کارکنان کمک می کند.

کارکنان را به شناخت جامع وضعیت موجود سازمان رهنمون می سازد.

باعث می شود کارکنان به یک تحلیل جامع از وضعیت سازمان دست یابند.

وقتی تمام اجزا و قسمتهای مختلف یک مسئله شناخته شود، شناسایی عوامل موثر بر قسمتهای مختلف به راحتی امکان پذیر خواهد بود . لذا کارکنان را در انتخاب راه حل مناسب وکلیدی یاری می نماید.

فرهنگ خودسنجی را در سازمان بوجود می آورد.

با مشخص نمودن اجرای مختلف فرآیندها سنجش جامع را بوجود می آورد.

با شناخت مشتریان، به ایجاد ارتباط با آنها کمک می کند.

سازمانهای عمومی را به سازمانهای مسطح وافقی تبدیل می نماید.

 انواع فرآیندها

فرآیندهای اصلی:

فرآیندی است که فلسفه وجودی واحد مربوطه را تشکیل داده و در ارتباط مستقیم با مشتری نهایی قرار دارد. به گامهای اصلی فرآیندهای اصلی فرآیند فرعی گفته می شود.

مثال: فرآیند ارائه خدمات آموزشی

فرآیندهای  پشتیبانی:

فرآیندی است که بطور غیر مستقیم و با تأمین منابع مورد نیاز فرآیندهای اصلی در جهت تأمین نیازها و انتظارات مشتریهای نهایی عمل می کند.

مثال: فرآیند تأمین آموزش پرسنل

فرآیندهای مدیریت:

فرآیندهایی هستند که وظیفه هدایت و رهبری نیروی انسانی در دستیابی به اهداف سازمانی را دنبال می کنند.

مثال:  فرآیند آموزش مداوم کارکنان

فعالیتهای موردنیاز جهت فرایندگرایی

در تعریف فرایندگرایی چنین گفته می شود که :

روشی است که با محور قراردادن فرایندهای کسب و کار و حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده، برای سازمان مزیت رقابتی به ارمغان می آورد.

 برای اینکه یک سازمان در راه فرایندگرایی گام بردارد می بایست تمامی تلاش خود را جهت پیاده سازی موارد ذیل به کار گیرد:

الف - تشخیص فرایندها: ابتدا باید فرایندها را شناسایی کرده و برای آنها نام و عنوان برگزید. شناسایی و نامگذاری فرایندها گامی بسیار حساس و بنیادین است. پاره ای از سازمانها به اشتباه، فعالیتهای وظیفه ای کنونی را فرایند به حساب می آورند.

ب - شناسانــــدن اهمیت فرایندها به همه دست اندرکاران: گام دوم شناساندن فرایندها و اهمیت آنها به همه مدیران، کارکنان و نمایندگان دور و نزدیک است به نحوی که باید فرایندها، نام آنها، ورودیها و خروجیها و ارتباطات آنها برای همه افراد ملموس باشد.

ج - انتخاب معیار ارزیابی: برای اطمینان از کارکرد درست فرایندها، باید بتوان پیشرفت آنها را اندازه گرفت و در آن صورت به معیارهایی نیازمندیم. این معیارها می توانند بــرحسب ضرورت برپایه خواسته مشتری یا بر پایه نیازهای خود سازمان مانند هزینه فرایند و به کارگیری درست منابع واقع شوند. معیارهای همگون در کارکرد فرایندی، افراد را به صورت یک تیم منسجم درخواهد آورد.

د - به کارگیری مدیریت فرایندگرا: سازمان فرایند محور بایستی همواره در بهسازی فرایندهای خود بکوشد زیرا این رویکرد کاری پیوسته و مداوم است. بنابراین، عمده فعالیت مدیریتی این گونه سازمانها اداره و پیشبرد درست فـــــرایندها در بالاترین توان آنها، بهره گیری از فرصتها در بهسازی فرایندها، و پیگیری در کاربرد فرصتها است. فرایند محوری یک طرح موقتی نبوده، بلکه راه و روشی دائمی و فراگیر است.

  
نویسنده : محمد دولت آبادی ; ساعت ۱:٤٧ ‎ب.ظ روز یکشنبه ۱٥ فروردین ۱۳۸٩